Procedure aanvragen

  1. Aanvraag wordt digitaal (mail of website) of per brief of invulformulier op het postadres van de wijkraad ontvangen.
  2. Aanvraag wordt door de penningmeester genummerd volgens de afgesproken codering, in het aanvragenoverzicht geplaats en op Dropbox* geplaatst.
  3. Aanvraag wordt door de secretaris inhoudelijk gecheckt op compleetheid en wordt daarna op de agenda gezet van het eerstvolgende overleg.
  4. Indien er sprake is van een nieuwe aanvrager of er is een hoog bedrag mee gemoeid (> 5.000 euro) zal de secretaris de aanvrager uitnodigen voor de eerstvolgende vergadering.
  5. Toekenning en eventuele specifieke randvoorwaarden worden door de secretaris in de notulen van het betreffende overleg opgenomen.
  6. De standaard voorwaarden zijn:    

    • Activiteit vindt plaats in de Reeshof.
    • Aanvrager komt uit de Reeshof.
    • Drank en etenswaren worden niet vergoed. 
    • Indien subsidie wordt toegekend, kan er geen subsidie meer aangevraagd worden bij Wijkraad Reeshof betreft de buurtbudgetten (en andersom). 
    • De activiteit/aanschaf wordt gerealiseerd in het kalenderjaar waarin de aanvraag wordt gehonoreerd of maximaal in de eerste 6 maanden van het volgend jaar. 
    • Aanvrager is verplicht om het logo van Reeshof Cultuurt te gebruiken in haar uitingen. 
    • Subsidieverstrekker ontvangt uitnodiging van de activiteit. 
    • Subsidieverstrekker ontvangt foto’s en/of filmmateriaal van de activiteit/aanschaf en zij mag dit materiaal vrij gebruiken op haar website(s). 
     
  7. Aanvrager wordt door de secretaris per e-mail geïnformeerd met de toekenning en randvoorwaarden of met de afwijzing en onderbouwing. De toekenning (of afwijzing) wordt op Dropbox* geplaatst.    
  8. De uitbetaling van subsidie ontvangt de aanvrager standaard in zijn geheel na de betreffende activiteit bij inlevering van de kopie facturen. Het totaalbedrag van de factu(u)r(en) dient minimaal het totaal van de verstrekte subsidie te bedragen.
  9. Uitbetaling van subsidie kan afwijken van de standaard:  

    • Bij een cyclus aan activiteiten is het mogelijk de subsidie periodiek na elke activiteit te declareren met een maximum van 4x. Per declaratie dienen factu(u)r(en) ingediend te worden alvorens uitbetaald wordt. 
    • Er kan 50% van het subsidiebedrag ontvangen worden voordat de activiteit heeft plaats gevonden. Dit dient door de aanvrager aangevraagd te worden. Het eerste deel van 50% wordt uitbetaald bij inlevering van factu(u)r(en) die minimaal de hoogte van het voorschot. Na de activiteit wordt na inlevering van de overige facturen de resterende 50% uitgekeerd. Het totaalbedrag van alle facturen dient minimaal het totaal van de verstrekte subsidie te bedragen.
  10.    

    Vooraf 

    Tussentijds 

    Achteraf 

    Standaard



    Nee



    Nee



    100%



    Voorschot



    50%



    Nee



    50%



    Verspreid



    Nee



    Deelbetaling (max. 3x)



    Eindbetaling (tot 100%) 



  11. Wanneer een voorschot wordt betaald en de activiteit vindt geen doorgang, dient het voorschot door de aanvrager teruggestort te worden. Indien een voorschot niet wordt terugbetaald, zal een volgende subsidieaanvraag niet in behandeling worden genomen.
  12. Een declaratie bestaat uit de volgende onderdelen: 

    • Naam en IBAN-nummer aanvrager. 
    • Aanvraagnummer dat bij de toekenning is medegedeeld. 
    • Kopie van de facturen en/of bonnen van de kosten van de activiteit met een minimale waarde van de toegekende subsidie. 
    • Foto’s en/of filmmateriaal van de activiteit/aanschaf.

  13. Na controle van de facturen en/of bonnen wordt het aanvragenoverzicht door de secretaris bijgewerkt en wordt de declaratie op Dropbox* geplaatst. Secretaris geeft hiermee de penningmeester akkoord tot betaling. Betaling vindt plaats onder vermelding van het aanvraagnummer.


* De Dropbox is alleen bereikbaar voor de commissieleden van Reeshof Cultuurt.